Veja neste artigo como criar pastas para backup no Outlook para garantir a segurança de todos os e-mails importantes da conta.
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A maioria das pessoas utiliza o Microsoft Outlook no ambiente corporativo, e nestes casos é muito comum que um departamento de TI cuide de assuntos relacionados à Backups de e-mails.
É muito comum acionar o suporte para salvar a pst para a troca de computadores ou até de departamento.
É um assunto de muita relevância e considerando que uma parte significativa utiliza o Outlook em casa vou explicar neste artigo como criar novas pastas para backup.
Conta principal
O primeiro passo é entender como e onde os e-mails ficam armazenados, e sempre que criamos uma conta nova o Outlook direciona todos os e-mails nesta conta.
Para acessar as configurações da conta, entre na guia arquivo, configurações de conta e configurações de conta novamente.
Ao seguir este caminho teremos a caixa configurações de conta que permite inclusão, exclusão e várias outras possibilidades.
Note que existe somente uma conta e obviamente todos os e-mails são direcionados à esta conta.
O Outlook suporta até 30Gb de dados, e esta informação é muito importante, pois existe um limite que se for atingido pode gerar problemas bem complicados ao usuário.
Criar uma nova pasta
O que vamos fazer é criar uma pasta para backup do ano anterior, esta pasta será criada automaticamente no ambiente de trabalho do Outlook para que as informações sejam transferidas.
Para criar a pasta entre na guia arquivo de dados da caixa configurações de conta e depois adicione nova pasta.
Perceba que eu criei uma pasta chamada 2019 Backup, e o objetivo será arrastar todos os e-mails importantes de 2019 para guardar corretamente.
A criação da pasta neste local leva automaticamente a mesma pasta para o ambiente de trabalho do Outlook, e desta forma basta transferir os e-mails que deverão ser guardados.
Neste momento encontre todos os e-mails relevantes de 2019 e transfira para a pasta backup 2019.
Compactar pasta
Em alguns casos a pasta criada para fazer o backup pode ser bem grande e existe a possibilidade de compactar para ocupar muito menos espaço do dispositivo.
Entre na caixa configurações de conta conforme explicado acima, depois na guia arquivo de dados selecione a pasta onde será feito o backup.
Agora entre na opção configurações e depois clique em compactar e aguardar o processamento da compactação.
Após este processo a pasta foi compactada e guardada no diretório que guarda os dados do Outlook.
Localizar pasta compactada
Para localizar a pasta compactada basta entrar novamente na caixa configurações de conta, depois escolha a guia arquivo de dados, selecione a pasta 2019 backup e clique no botão abrir local do arquivo.
Este processo mostra exatamente onde as pastas do Outlook ficam armazenadas no dispositivo, e a partir deste momento a pst pode ser deletada da área de trabalho no Outlook e da guia arquivo de dados.
Acesso de uma pasta pst
Conforme explicado acima, é possível apagar as pastas de backup no ambiente de trabalho do Outlook mantendo as informações sempre seguras no diretório.
Em algum momento pode ser necessário acessar novamente as pastas arquivadas, e este processo é muito simples e parecido com o que foi feito.
Para realizar o acesso a qualquer pasta entre na caixa configurações de conta, depois na guia arquivo de dados, clique em adicionar e localize a pasta desejada.
Ao realizar este processo o acesso à pasta volta para a caixa de configurações de conta e também para o ambiente de trabalho no Outlook.
Com as pastas novamente à disposição todos os e-mails arquivados podem ser gerenciados tranquilamente conforme necessidade do usuário.
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Ainda tem dúvidas de como criar pastas para backup no Outlook? Então veja como fazer passo a passo pelo nosso vídeo no Youtube:
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Empreendedor digital e especialista em finanças e controladoria
